どうも、マルワの裏方あれこれ担当です。今回のブログは、みなさまも使う機会があると思われる、Googleフォームについて、です。
Google フォームは、Google アカウントがあれば無料でも「アンケート」「申し込みフォーム」「テスト」などが作成でき、集計表や回答一覧も利用できる便利なツールです。
一方、設定を誤ってしまうと、個人情報漏えいや質問の改ざんなどにつながるリスクがあります。
どのようなことに注意すればいいか、起こりがちな設定ミス事例と予防策、公開後の対処法などをまとめてみました。
起こり得るトラブル
①編集権限の誤設定による改ざん
回答用 URL と編集用 URL を混同し、編集用URLを回答者に配布してしまうと、編集権限を持つ第三者がフォームを変更できる可能性があります。また、共有設定によっては、URLを知った人が編集できる状態になっている場合もあります。
予防法：回答者に公開（配布）するリンクは、必ずメニューの「公開」→「回答者へのリンクをコピー」、またはリンクアイコン（回答者へのリンクをコピー）のいずれかから発行される回答用URLを使います。絶対に、編集中の画面のアドレスバーに表示されているURL（末尾に「/edit」と付いている）をコピーして公開（配布）しないようにしましょう。
なお、特定の誰かと自分とで共同編集が必要な場合は、「共有」→「ユーザー、グループ、カレンダーの追加」欄に共同編集者のメールアドレス（Googleアカウント）を入力し、入力欄横の権限選択で「編集者」を選択して相手に送信します。この場合でも、「共有」の中にある「一般的なアクセス」の「編集者ビュー」は「制限付き」のままにします。
②他の回答者の回答が見えてしまう
回答後に集計結果や自由記述回答の一覧を閲覧できるようになります。フォーム内容によっては、個人情報や機微な情報が他の回答者から見えてしまう可能性があります。
予防法：設定→「表示設定」の中の「結果の概要を表示する」を必ずオフにする（デフォルトでオフになっているはずですが、必ず公開前に確認しましょう）。
なお、設定→「回答」の中の「回答の編集を許可する」は回答者が自分の回答のみを編集できる機能で、これを許可しても、他人の回答を閲覧・編集できるわけではありません。
③想定と違う人が回答できてしまう
社員限定のアンケートのつもりが、URLを知っている社外の人でも回答できてしまう。逆に一般を対象としたつもりが社員以外の人は弾かれてしまって回答できない、というケースもあります。
予防法：Google Workspaceアカウントで作成した場合は、「設定」→「回答」→「〇〇と信頼できる組織のユーザーに限定する」を用途に応じてオン（社内限定）／オフ（一般公開）にします。
Workspaceを利用していない個人アカウントなどでは、共有設定によって回答者を特定のユーザーに限定できる場合があります。利用中のGoogleアカウント種別や管理者設定によって利用可能な共有方法が異なるため、実際の画面表示やGoogle公式ヘルプを確認してください。
④回答者を確認したいのに誰が回答したか分からない
回答者を特定して個別に連絡などの対応をしたいのに、氏名や連絡先が未回答（情報が未回収）のため対応できなくなる、というケースです。
予防法：質問項目に「氏名」や「メールアドレス」などを必須の質問として作成する。または、「設定」→「回答」の中の「メールアドレスを収集する」を「入力」または「確認済み（Googleアカウントへのログイン必須）」に変更することでメールアドレスを収集する。
逆に、匿名性が必要な場合は氏名やメールアドレスなど個人を特定できる情報の入力（収集）はしないように設定しましょう。
⑤添付ファイル付きの回答ができない
ファイル送信（アップロード）を求める質問を設定したが、回答者から「エラーで送信できない」という問い合わせが来た、というケースです。
予防法：ファイルの送信を要求する質問が1つでも含まれていると、回答者はGoogleアカウントへのログインが必須になります。不特定多数向けフォームではファイル送信を含む質問は避け、どうしても必要な場合は、別途メール等で送ってもらう運用にしましょう。
⑥受付期限や定員を過ぎても申し込みが届いてしまう
イベントなどの参加受付上限やアンケートの回答期限をメールなどで案内していたが、その上限・期限を過ぎてもフォーム側では受付中になっていて、回答が届いてしまった、というケースです。
予防法：フォーム（質問）が「公開」されている状態で、「公開」→「回答を受付中」の下に表示される「終了日または回答数の上限を設定」をクリックし、締め切り日時か上限人数※を設定すると、条件に達した時点で自動的に「回答を受け付けていません」に切り替わります。締め切り後に表示するメッセージも編集できるので、案内文の期限・定員と実際の設定を必ず一致させておきましょう。
※「締め切り日時」と「回答数上限」は、当方の環境ではどちらかしか設定できませんでした。実際に運用する際には、全体公開前にフォームの公開設定画面上で挙動を直接確認するか、Google公式ヘルプセンターなどの最新の情報をご確認ください。
公開後にミスに気づいたら
Googleフォーム公開後にミスに気づいた場合、「設定変更のみ（同じURLのまま運用継続）」で済むか、「新規作成（受付停止＆新しいURLを案内）」が必要かは、「フォームの設問内容や回答データの信頼性が損なわれたか」によって分かれます。
●フォームの再作成（新URLの発行）が必要なケース：編集権限の設定ミスにより、第三者に設問を書き換えられた・削除された場合など。
フォームの構造自体が壊れ、どの回答が正しいものか判定できなくなるため、設定を元に戻してもデータの信頼性は回復しません。回答受付を直ちに停止（または削除）し、正しい権限設定で新規フォームを作成して、新しいURLを再案内してください。
●設定の修正のみ（同じURLで継続）でも済むケース：「結果の概要を表示する」を誤って有効化していた、受付範囲を間違えていた、設問や選択肢に誤字脱字があった、などの場合。
フォームの構造自体は破壊されていないため、設定を修正すればそれ以降の情報漏えいや不適切回答は防げます。URLを再発行する必要はありません。
ただし、「結果の概要を表示する」が有効になっていた場合などで、個人情報漏えいが発生した、またはその可能性がある場合は、後述の「個人情報保護法・社内規程との関係について」を参照のうえ、必要な対応を行いましょう。
主に次の2段階で対応します。
- 速やかに設定を修正する（直ちに漏えいや改ざんリスク拡大を止める）
- 実害の確認と補正（不適切な公開期間中に情報が閲覧されていなかったか確認する／誤った回答データが入っている場合は個別に修正・削除する）
いずれの場合も、発見次第速やかに修正などの対応を実施しましょう。
また、再発防止のために、以下のことを公開前に確実に（できれば複数名で）確認する体制を整備しておきましょう。
- 回答用 リンク（URL）をコピーして使っているか
- 編集者ビューは「制限付き」になっているか
- 「結果の概要を表示する」はオフになっているか
- 一般公開前にフォームを作成したアカウントでログインしていないブラウザから動作や表示を確認したか（シークレットウィンドウで確認すれば同じ端末でもログアウトした状態で確認できる）
個人情報保護法・社内規程との関係について
フォームで氏名・メールアドレス・住所等の個人情報を取得・保管する場合は、個人情報保護法をはじめとする関連法令、および貴社の情報取扱規程・個人情報保護方針に従って運用してください。
また、個人情報を取得する際は、利用目的をできるだけ明確に示し、その目的の達成に必要な範囲で取得するようにしましょう。
万一、個人情報の漏えい等が発生した、またはその疑いがある場合は、自己判断のみで対応を完結させず、速やかに社内の法務・コンプライアンス部門または個人情報保護管理者に報告し、指示を仰いでください。
漏えいの内容によっては、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が法令上必要となる場合があります。該当するかどうかはケースにより異なるため、本記事では一律の判断はできません。事故対応の初動を誤らないよう、フォーム運用担当者は「誰に・いつ・何を報告するか」をあらかじめ社内で確認しておくことをおすすめします。
CSV の文字化け対策
アンケートや申込が完了し、回答タブの「・・・（実際は縦並び）」をクリック→回答をダウンロード（CSV）で回答をダウンロードしたファイルをExcelで開いたら文字化けして読めない……これもあるあるです（Windowsの場合）。
対処法：CSV をメモ帳アプリで開き「名前を付けて保存」→文字コードを「UTF-8（BOM付）」または「ANSI」に変更して保存→保存しなおしたCSVを Excel で開きます。絵文字などが化ける場合は、「回答」タブ→「スプレッドシートで表示」から Google スプレッドシートを開き、「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」として保存する方法を使ってください。
おまけ：「設定」「共有」の項目でできること
Googleフォームには様々な設定項目があります。それぞれが何をするための設定なのか、ざっくりとまとめてみました。オン/オフ（有効/無効）設定項目では「オン（有効）」にした場合にどうなるか、を記載しています。
【設定】タブ内の各項目
| テストにする | 点数の割り当てやフィードバック設定など、テストを実施する場合に向いている |
| 回答→メールアドレスを収集する | 回答者のメールアドレスを記録するか、記録する場合の方法（入力：任意アドレス／確認済み：Googleアカウントのアドレス）を指定する |
| 回答→回答のコピーを回答者に送信 | 送信した回答内容を回答者本人にメールで送る（メールアドレス収集がオンになっている場合のみ設定可能） |
| 回答→回答の編集を許可する | 回答者が送信後に自分の回答だけを修正できるようにする（他人の回答は見えない） |
| 回答→回答を1回に制限する | 同一人物からの複数回の送信を防ぐ（Googleアカウントへのログイン必須） |
| 表示設定→進行状況バーを表示 | 回答の進捗をバーで表示する |
| 表示設定→質問の順序をシャッフルする | 回答者ごとに質問の表示順をランダムに変える |
| 表示設定→確認メッセージ | 送信完了後に回答者に表示する文言を設定する |
| 表示設定→別の回答を送信するためのリンクを表示 | 送信完了画面に「別の回答を送信」リンクを表示する（強制的に別の回答を要求するものではない） |
| ⚠️表示設定→結果の概要を表示する | 送信完了後、全回答者の回答内容の集計を誰でも見られる状態にする（原則「オフ」にする） |
| 表示設定→すべての回答者に対して自動保存を無効にする | 回答中の入力内容を自動保存しないようにする |
| デフォルト→デフォルトでメールアドレスを収集する | 初期設定で「メールアドレスを収集する」を有効化する |
| デフォルト→デフォルトで質問を必須項目にする | 初期設定で質問項目が「必須（回答しないと送信できない）」設定にする |
【共有】タブ内の各項目
| ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加 | 編集者または回答者として、特定のメールアドレスを個別に指定（限定）してフォームを共有する |
| ⚠️一般的なアクセス→編集者ビュー | フォームの質問・設定を編集できる人の範囲を決める（原則「制限付き」にする。「リンクを知っている全員」に設定してリンクを共有・公開すると、リンクを知った誰でも編集できてしまう） |
| 一般的なアクセス→回答者ビュー | フォームに回答できる人の範囲を決める（「制限付き」の場合、個別に追加した人だけが回答できるが、Googleログインが必須） |
せっかくの便利なツールなので、安全に注意して、正しく利用しましょう。
本日はこの辺で。
