ＰＤＣＡ

制作部には「作業手順書」というものがあります。

入稿から制作、校正、出力データ作成までの手順やルールを8ページほどにまとめたものです。
この手順書が最初に作られたのは10年近く前。それ以前も制作ルールは決まっていたものの、口伝の部分が多く、先輩社員が懇切丁寧に教えてくれることを聞きながらメモを取って、忘れたらメモを見返したり、先輩社員に聞いたりということを繰り返して、制作部のルールを覚えていました。

口伝は経験や記憶に頼った伝達手段です。伝える側の記憶違いや言い間違いもあるでしょうし、聞く側では聞き間違いや解釈の間違い、メモの間違いも起こります。
メンバーが変わればさらに複雑化し、ミスの元にもなりかねません。

手順書の必要性を感じ作成することになった際。まずは少人数で話し合い手順書のたたき台を作成し、部署内での回覧と修正を重ねて完成しました。
もちろんシステムの変更や、ミスの発生で手順の追加や変更が必要になった時には改訂もし、改訂した内容も口頭と手順書の再配布を行いました。
しかし、数年経っても手順書通りになっていないデータが時折見受けられたり、ミスが発生した際にルールの確認をすると、「知らなかった」「聞いていない」の声が聞かれたりすることは起こりました。

そこで昨年、制作部全体の勉強会で手順書の再確認をすることになり、１ページずつ丁寧にルールの確認を行いました。
全員でルールの確認することによって、不足している内容や課題も把握することができ、なにより部員全員の意見を反映させる手順書の改訂版を作ることができました。一年後の現在は「知らなかった」の声は聞かれなくなり安定的に運用できている。
手順書があるにもかかわらず、なかなか徹底できなかった要因の一つには作りっぱなしで、部署全体での情報共有が出来ていなかったのかもしれません。
作って終わりではなく、定期的にチェックし続けることは本当に大切ですね。

１月後のモリンガ↓