整理整頓、皆さんされていますか？私は整理整頓が大の苦手です。というか気にならないという美的感覚が欠如していることも問題かもしれません。
そんな私ですが、意外にもPC上での整理整頓は頑張っています(笑)
例えばフォルダー分けもそうですし、使いやすいようにエクセルに数式を埋め込んでおいたり、ショートカットキーを使って時間を短縮したりします。
そして今日はメール仕分けについて。
メールはあっという間にいなくなります。
営業や事務方の人は特にそうですが、一日に何十件もメールがきます。フォルダー分けをしないとあっという間にどこかに葬られていく感覚です。特にメルマガやお知らせ系は埋もれる原因でたくさんメッセージをいただけます。
こんな感じです。ちなみに前職では社内メーリスや顧客数も多かったので、フォルダー分けだけで何十個もできあがってました(笑) 本当にもう少し細かく仕分けしたいのですが、お客様の特性もありここまでが限界でした。
まずはこんな感じに少しずつ始めてみると良いかもですね↓
受信トレイ
├─ 01_上司・社内
├─ 02_取引先
├─ 03_顧客
├─ 04_メルマガ・お知らせ
└─ 99_一時保管（要処理）
メールを仕分けしても忘れます。
メールを仕分けしても返信が漏れていたり、見落としはあります…。がしかし！もし仕分けしていなかったらもっと漏れていたのではと思います。(笑)
人様に迷惑をお掛けしないように…。
結局は漏れることで、誰かに迷惑を掛けてしまうことがダメなわけですが、絶対漏れない！即時処理！という方は必要がないのかもしれません。細かくルールや仕分けをしても、守れなかったら意味がないですからね。
メールの仕分けは「このアドレスからきたらこのフォルダーに」「この件名なら」「自分がCCに入っていたら」「アドレスに○○の文字が含まれていたら」など細かく設定が可能です。私は「アドレスに○○の部分をドメイン指定」「この件名なら」、「CCが自分なら」の3点をよく使って仕分けしています。
皆さんも是非メールの仕分けをしてみてください！もし既にしている方は仕分けのルールを見直してより漏れがおきないよう使いこなしてみましょう！
