２年間の区政協力委員の任期を終え、後任の方に引継ぎを行うことになりました。
前回は３回ほど引継ぎの機会を設け、議事録やCDデータを受け取りつつ、実際の活動内容はほぼ口頭での引継ぎ。口頭って危険ではありますが、話をする時間も十分取れたので、引継ぎ資料と聞いた内容と照らし合わせることでなんとかなりましたが、今年はコロナウイルスの影響で引継ぎにかけられるのは１回のみ。
短時間で伝えるにはどうすればいいかを考える必要にせまられました。
まずは過去２年分の資料や会議での自分のメモを見返すところから始め、「理解しにくかったこと」や「勘違いをしてしまったこと」等々、引継ぎ時に必要な内容や新たに資料が必要なものを洗い出しました。
追加作成した資料は
・毎月やらなければならない内容の説明
・月ごとの行事と役割内容の一覧表
（町内で役割分担が必要な行事や、寄付金等の間違ってはいけない内容は、詳細を別紙に）
・引き渡し資料と物品の一覧表
（物品は個別包装し、それぞれに「いつどういう時に使用するか」を貼付）
また、引継ぎ時は話の流れをどのように持っていけば伝わりやすいのかとか、質問されそうな内容は何かなどをあれこれ想像して、答えを用意したりして当日を迎えました。
一応引き継ぎは無事に終わりましたが、後から考えると「フロー図にしたほうが分かりやすかったかも」とか「資料が簡略すぎたかも」「話が一方的だったかも」等々反省点もたくさん出てきました。
今回の引継ぎは町内会だったということもあって、難しいことでありませんが、これが会社での業務引継ぎとなるとかなりの時間と手間がかかるでしょう。「特定の人しか知らない」というようなことが無いよう、日ごろから情報の共有を心がけたいですね。
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