PDF変換

マルワ制作部ではillustratorやInDesignを使用して印刷データを一から作成することがほとんどですが、それ以外にも、社内で「変換物」と呼んでいるお仕事があります。

主にお客様から入稿いただいたWordやPowerPointなどのoffice系のデータからデジタル印刷機やオフセット印刷に適したPDFデータを作成するという内容です。私自身は主にInDesignでの制作が多いのですが、少しでもできることを増やそうと思い、数年前から機会があればPDF変換に詳しい社員の助言をもらいながら少しずつ変換の仕事も行っています。

Office系ソフトから印刷用PDFデータを作成するには
① Adobe PDFMakerで書き出す
② ファイル→印刷→Adobe PDFで書き出す
③ ファイル→名前を付けて保存→PDFで書き出す
の３通りの方法を、元データの内容によって使い分ける必要があります。たとえば、内容が文字だけの場合は①～③のどの変換方法でも大丈夫ですが、入稿されるoffice系のデータは、作成したバージョンや環境が不明のことが多いので、ワードアートや透過などの効果を多用したデータや、Word上にExcelで作成したグラフや表が配置されたデータなどでは、変換方法によって「データ上にない何かが出てくる」「一部が消える」「オブジェクトがずれる」「文字が太くなる」「縦書きの音引き（ー）が横向きになる」などのトラブルが発生することがあります。その場合は、①～③を順に行い最適な変換方法を探り、印刷用ＰＤＦデータを完成させます。
ほとんどのデータは①～③の方法で印刷用PDFデータは完成しますが、未熟な私には手に負えない頑固なデータも存在するので、その場合は経験豊富な社員の助けを得ています。

配付や閲覧用のPDFであれば、フリーソフトやネット上で作成することはできますが、オフセット印刷用PDFとなると、いくつかの条件を満たしていないと印刷できません。
PDF変換は知れば知るほど奥の深いものなので覚えることに楽しさも感じています。一方でバージョンも不明なデータに手を加えることは正直怖いという思いもあります。適度に怖がりながらできることを少しずつ増やしていこうと思っています。

追記
Wordの拡張子がdocではデータを開いた瞬間に文書の体裁崩れが起きるが多いです。doc形式はWord 2007以前のデータで、現在の拡張子docxと互換性がないために起きる現象です。Office系のソフトはできるだけ新しいバージョンをお薦めします。