災害対策の観点からデータ管理を考える

ここ数年全国各地で大きな地震や台風による被害が連発しています。物理的に社屋が倒壊する・社内のPCやサーバーが壊れることも想定してデータ管理にクラウドサービスを利用するといいでしょう…といういまさらながらのお話です。

 

自社内に保管しておくのが一番安全…ということでもない

自社の運営上大切なデータ（ファイル）を社外（第三者）に預けることに不安を感じる人もいるでしょう。社内にデータがある＝社内の人しかデータにアクセスできない、ということは確かに安全性を高める側面があります。一方で、社内の人しかアクセスできないことの弊害もあります。災害発生時等で社屋が倒壊した場合、または社屋に社員が来られない場合等にはデータにアクセスすることができなくなります。また、社内のサーバーやPC本体内にしかデータが保存されていない場合は、データそのものを喪失するリスクもあります。

 

クラウドのメリット

災害時のことも考えて大切なデータを管理する手段として、一番便利で簡単なのはクラウドサービスを利用することです。クラウド上（＝サービス提供者が管理するどこかにあるサーバー）にデータを保管しておけば、万が一自社が倒壊する等して利用不可能な状態になっても、データそのものを喪失することはまずありません。自社（自前）で構築するIT環境やセキュリティ環境よりもずっと高度で堅牢な仕組みが構築されており、常にデータのバックアップもとられています。銀行にお金を預けるのと同じで、専門家であるサービス提供者にデータの維持・管理を任せたほうが安全ともいえます。また、自社内にサーバーを構築するよりも管理の手間やコストもかからず、専任者不在でも運用が可能というメリットもあります。

 

クラウドのデメリット

クラウドにデータを預けることの最大のデメリット（懸念材料）はデータ（情報）漏えいのリスクです。サービス提供者のサーバーが堅牢であっても、管理するためのIDやパスワードが漏えいしてしまったら…と考える人が多いでしょう。これに関しては利用者側でIDとパスワードの管理を徹底するしかありません。
それ以外のデメリットとしては、メンテナンス時期や障害発生時のコントロールが自分たちではできないこと、インターネットに接続できない場合にデータの可用性が確保できないこと、利用期間中は常に利用料が発生することなどが挙げられます。これらを考慮して、クラウド以外に、手元にもデータのコピーを保管しておくとよいでしょう。

 

クラウド導入時の確認事項

導入にあたっては、次のような事項を確認し、計画的に移行していきましょう。

• ・社内のどの業務、どのデータをクラウドに移行するのか
  ・クラウドで扱うデータの管理（個人情報等重要な情報の扱い方）についてのルール
  ・利用管理者やユーザーの権限、パスワード管理
  ・サービス提供者の信頼性、契約条件の確認　　　　　　　　　　　　　など